Sistem Pengolahan Transaksi (TPS)

A. Pengertian Sistem Pemrosesan Transaksi 

Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. 

Sistem pengolahan transaksi memiliki beberapa karakteristik, antara lain sebagai berikut: 

1. Volume data yang diproses relatif sangat besar. 
2. Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar. 
3. Kecepatan pengolahan diperlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa diperoses dalam waktu singkat. 
4. Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan internal.
5. Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
6. Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu. 
7. Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar. 
8. Komputasi tidak terlalu rumit. 

Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu: 

1. Batch processing: data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu - waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17:00. 
2. Online processing: data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank. 
3. Real-time processing: pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi. 
4. Inline processing: biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam.

B. Komponen Pemrosesan Transaksi 

Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output. Berikut penjelasannya:

1. Input 

Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya. Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data - data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi. Tujuan dari formulir: 

• Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. 
• Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management. Pertimbangan dalam merancang formulir: 

1. Menentukan kebutuhan formulir. 
2. Merencanakan formulir yang akan dibuat. 
3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir. 
4. Mengawasi penggunaan formulir. 
5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan. 
6. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir

2. Proses 

Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi. Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas. 

Langkah Perancangan Jurnal:

1. Identifikasi karakteristik transaksi. 
2. Buat jurnal standar. 
3. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar. 

3. Penyimpanan 

Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “posting”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi. Macam-macam file penyimpanan: 

1. Master File Merupakan kumpulan catatan (record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu. 
2. File Transaksi Kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal. 
3. File Indeks Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file). 
4. File Tabel Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan - perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.

4. Output

Keluaran Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain: Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb. 

Kelebihan dan kekurangan 

Keuntungannya adalah bahwa biasanya proses transaksi sangat cepat, biasanya tidak memakan beberapa detik, namun, jika ada banyak file dalam antrian, waktu yang dibutuhkan untuk memproses data mungkin mengambil panjang kekurangannya membutuhkan biaya yang besar

Alasan adanya sistem pemrosesan transaksi

1. Pengumpulan Data: setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan. 
2. Manipulasi Data: data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. 

Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai berikut: 

• Klassifikasi: data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb. 
• Sortir: data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian data, misalnya disortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb. 
• Perhitungan: melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang pelanggan, dsb. 
• Pengikhtisaran: melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data menjadi total, sub-total, rata - rata, dsb. 
• Penyimpanan data: data transaksi harus disimpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna. 
• Penyiapan dokumen: beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit - unit kerja dalam organisasi. 

DAFTAR PUSTAKA

Purnama, Chamdan. 2016. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN, Jl. Raya Brangkal 38 Mojokerto:

               Insan Global. 14 Maret 2016.