Otomasi Perkantoran (office Automation)

Otomasi Perkantoran(office Automation)

Otomasi Perkantoran Adalah sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Konsep Otomasi Perkantoran

1. Proses-proses yang terjadi di kantor seperti halnya dengan proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi perkantoran berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi perkantoran memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
4. Otomatisasi perkantoran sebagi pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

      Manfaat otomatisasi perkantoran: 

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor menjadi lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan staff dalam jumlah besar
3. Hanya memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Data yang disimpan dapat di organisir dengan baik
5. Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah untuk digunakan, didapat dan terjaga dengan baik.

Otomasi Perkantoran juga memiliki tujuan sebagai berikut

1. Penggabungan penerapan teknologi
2. Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Memberikan kemampuan kepada manajemen untuk dapat memcahkan masalah perkantoran dengan lebih baik
5. Mampu memberikan data yang akurat sehingga dapat mempermudah manajemen dalam membuat keputusan bisnis yang tepat.

Dampak Otomatisasi Perkantoran

Berikut merupakan beberapa dampak yang diakibatkan oleh otomatisasi perkantoran.

1. Dampak Terhadap Pekerja dan Pekerjaan
2. Dampak Terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah
4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Pengguna Otomatisasi Perkantoran

1. Manajer, Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama SDM.
2. Profesional, Professional adalah orang yang menyumbangkan keahlian khususnya. Manajer dan professional dikenal dengan pekerja terdidik.
3. Sekretaris, Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telpon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrasi, Pegawai administrasi melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoprasikan mesin foto copy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Jenis–Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Terdapat beberapa pengelompokan aplikasi otomatisasi perkantoran, diantaranya sebagai berikut:

1. Pengolah Kata (Word Processing), 2. Surat Elektronik (Electronic Mail), 3. Voice Mail, 4. Videotext, 5. Pencitraan (Imaging), 6. Desktop Publishing, 7. (DTP) Konferensi, 8. Video Konferensi,  9. Komputer (Computer Conferencing), 10. Transmisi Faksimili (Facsimile Transmission), 11. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring), 12. Konferensi Audio (Audio Conferencing)

1. Tahap – Tahap Penerapan Otomatisasi Kantor

Tahap penerapan otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:

a. Tradisional, Penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan  produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telpon dan lain sebagainya.,
b. Transisional, Tahapan tersebut ditandai dengan mulai digunakan-nya proses pengelolaan data secara elektronik. Serta dibangunnya berbagai aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contoh pembuatan database, general ledger, sistem approval elektronik (EAS). 
c. Transformasional, Adalah konvergensi atau penggabungan telekomunikasi dan informasi. Contoh teleconference, video conference, dan lain sebagainya.

Pengguna Peralatan dalam Otomatisasi Perkantoran

Teknologi perkantoran yang lazim diterapkan pada umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Dilihat dari Cara Kerja dan Komponen Mesin-nya 
2. Dilihat dari Fungsinya dalam Berbagai Pekerjaan Kantor 
3. Dilihat dari Tenaga Penggerak-nya