Sistem Pendukung Manajemen (MSS)

Sistem Pendukung manajemen atau management support system (MSS)

Sistem Pendukung manajemen atau management support system (MSS) mempunyai banyak jenis. dalam hal ini, keseluruhannya dianggap sebagai MSS. Dengan asumsi di atas, TPS, OA, DSS, dan ESS adalah elemen MSS yang akan lebih menunjang eksistensi daripada SIM. Pada pembahasan ini MSS akan dibagi berdasarkan fungsi-sungsi manajemen yang ada di perusahaan. 

1. Ménagement (Perancis kuno) merupakan, Yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur 
2. Menurut Ricky W. Griffin Proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efesien dan optimal.
3. Manajemen merupakan proses pencapaian tujuan organisasi melalui penggunaan resources (manusia, uang, energi, material, ruang, dan waktu). Subsistem Manajemen Data (Data Management Subsystem), meliputi basis data, basis data berisi data yang relevan dengan keadaan dan dikelola software yang disebut DBMS (Database Management System). 
4. Subsistem Manajemen Model (Modelv Management Subsystem), berupa sebuah paket software yang berisi modelmodel finansial, statistik, management science, atau model kwantitatif, yang menyediakan kemampuan analisa dan software management yang sesuai. 
5. Subsistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management Subsystem), merupakan subsistem (optional) yang dapat mendukung subsistem lain atau berlaku sebagai komponen yang berdiri sendiri (independent). 
6. Subsistem Antarmuka Pengguna (User Interface Subsystem), merupakan subsistem yang dapat dipakai oleh user untuk berkomunikasi dan memberi perintah (menyediakan user interface).
7. Pengguna (user), termasuk di dalamnya adalah pengguna (user), manager, dan pengambil keputusan.

Fungsi Manajemen

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi utama yang dikenal dengan istilah POAC, yaitu:

1. Planning (fungsi perencanaan)
2. Organizing (fungsi pengorganisasian)
3. Actuating / Directing (pengarahan)
4. Controlling (pengendalian)

1. Planning 

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya. Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

Kegiatan Fungsi Perencanaan
Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan:

1. Menetapkan arah tujuan dan target bisnis
2. Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut
3. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
4. Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

Syarat Fungsi Perencanaan

Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:

1. Mempunyai tujuan yang jelas
2. Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
3. Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan
4. Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
5. Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada setiap bagian
6. Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

Manfaat Fungsi Perencanaan

Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya:

1. Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama
2. Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
3. Memudahkan pengawasan
4. Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya. Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.

Kegiatan Organizing

1. Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan
2. Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
3. Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja
4. Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

Unsur Unsur Organizing

1. Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama
2. Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan
3. Kegiatan  yang diarahkan untuk mencapai tujuan

Manfaat Organizing

1. Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan
2. Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas
3. Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.

Fungsi Organizing

1. Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana.
2. Adanya pembagian tugas yang jelas.
3. Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan

3. Actuating/Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

1. Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien
2. Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan
3. Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi terakhir dari 4 fungsi manajemen adalah fungsi pengendalian, fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

1. Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan
2. Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan
3. Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :

• Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.

• Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.

• Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu. Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan

• Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali.